אני מלווה עצמאים רבים במסגרת ייעוץ עסקי או ייעוץ שיווקי ולא פעם אני שומעת מהם, כי הם לא מצליחים להשתלט על כל המשימות שלהם. התחושה היא שהימים מתמסמסים והמשימות? עובר זמנן או הופכות לקריטיות, ולא נותר אלא לבצען בלוח זמנים דחוק ומלחיץ, אשר לעיתים אף אינו מאפשר ביטוי מלא של המקצועיות הנדרשת.
באותו האופן תכנית עסקית הופכת להיות משימה קשה להשגה, כי אפילו את היומיום לא צולחים, אז תכנית עסקית? אז לפני שמתקדמים לדברים המורכבים יותר, כמו תכנית עסקית, בואו נתחיל מהדברים הפשוטים, כמו תכנון של יום העבודה שלכם.
תכנון יום העבודה מתמסמס בקלות כאשר ישנו קושי במשמעת עצמית או לחילופין כאשר אין לנו תלות באחר, כלומר שאנו לא מחויבים לאחרים, בעיקר בקרב העצמאים שהם One man (or woman) show.
בשבוע שעבר דיברתי על 10 טיפים להפיכת יום עבודה לאפקטיבי, וכעת אני רוצה להתייחס לתכנון יום עבודה הלכה למעשה, כיצד ניתן לתכנן את יום העבודה באופן מיטבי, בכדי שנוכל לעמוד בכל המשימות שאנחנו נדרשים?
- הגדרת ימי העבודה ושעות העבודה – הגדירו מהם ימי העבודה העומדים לפניכם ושעות העבודה שהגדרתם. בנו טבלה וחלקו את היום לפי שעות העבודה שהגדרתם, בצורה המפורטת ביותר עבורכם (לפי שעות או חצאי שעות).
- משימות קבועות – רשמו לפניכם את כל המשימות הקבועות המעוגנות שיש לכם באופן קבוע: ישיבות קבועות, התחייבויות קבועות, הוצאת דו"חות, פעילות שיווקית קבועה וכו'. לכל מטלה כזו הגדירו את הזמן והמשאבים הנדרשים עבורה.
- משימות תהליכיות – רשמו את המשימות המתמשכות העומדות לפניכם. אלו משימות מורכבות יותר, שאינן נקודתיות, אלא מתמשכות ונבנות שלב אחר שלב. פרטו מה עליכם לעשות בכל שלב ושלב, וכך למעשה כל אחד משלבי המשימה יפורק למשימות קטנות ופעולות ברורות. כעת התייחסו לכל שלב במשימה כשלב בפני עצמו והגדירו עבורו את הזמן והמשאבים הנדרשים לו.
למשל כתיבת פוסט לאתר אינה מסתכמת בכתיבת פוסט. מדובר בהגדרת נושא לכתיבה, זמן כתיבה, העלאה הפוסט לאתר והפצתו במדיה. כל אחד מהשלבים הללו הינו משימה בפני עצמו, ולכן יש צורך לשבץ את כל שלבי המשימה בזה אחר זה עד לסיום המשימה. - בלת"מים – השאירו מקומות פנויים או הגדירו מבחינתכם מהן האפשרויות שיכולות להוות אופציה עבור דברים בלתי צפויים שקורים, או לחילופין משימות שמתארכות. עם הזמן אתם תוכלו לכמת באופן ברור ומדויק יותר מהו הזמן הנדרש לכם מידי שבוע לבלת"מים.
- שיבוץ – התחילו לשבץ את המשימות שלכם על גבי השבוע. התחילו מהמשימות הקבועות, העוגנים, שלא ניתן להזיז ואינם תלויים בכם. משם המשיכו לעבר המשימות התהליכיות והתחילו לפרק אותן שלב אחר שלב עד שתגיעו לשלב האחרון שלהן.
הצלחתם לשבץ את הכל ונשארו משבצות ריקות? מצוין! הגדירו לכם משימות שיוכלו לקדם אתכם (גם אתנחתא יכולה לבוא בחשבון, גם לה יש תפקיד חשוב). אין מספיק משבצות? נשארתם עם מלא משימות? סימן שהמשאבים שהגדרתם עבור העסק שלכם אינם מספיקים מול המטרות והמשימות שלכם. עשו חושבים ובחנו האם תרצו להגדיל את המשאבים (שעות העבודה, שכירת איש מקצוע חיצוני, רתימת אנשים אחרים למשימות וכו') או לצמצם את המשימות שהגדרתם. - יעדים שבועיים – לאחר שיהיה לפניכם לוח תכנון מלא וברור, הגדירו לכל חודש יעד משמעותי שאתם רוצים להשיג. יעד שהינו בהלימה לחזון העסקי שהגדרתם. מתוך היעד החודשי הגדירו את יעד השבועי לכל שבוע עבודה ואת המשימות הנדרשות לשם כך, בכדי שתוכלו לסלול את הדרך לעבר היעד שלכם.
- הכנה מראש – הכינו את עצמכם מראש לשבוע שיגיע. קראו את התכנון השבועי שלכם, בדקו האם הוא משרת אתכם, האם הוא נכון לכם ומקדם את המטרות והיעדים שלכם.
- תכנון מול ביצוע – בסופו של כל שבוע עשו לכם תכנון מול ביצוע. בחנו כמה מהמשימות ביצעתם ואלו מהמשימות היו אפקטיביות. מעבר לכך, בחנו את הערכת הזמן והמשאבים שהגדרתם. האם היא הייתה נכונה?
תכנון שבועי, המחובר לתכנון חודשי והחזון העסקי, הינו תכנון שמקדם את העסק ותורם למימוש החזון העסקי שלכם. עוד לפני שאתם נכנסים לתהליכי פיתוח עסקי, או תהליכי ייעוץ עסקי או ייעוץ שיווקי כלשהו, הקפידו על ניהול או אפילו מיפוי של השבוע שלכם, בכדי שתוכלו משם לשפר את ההתנהלות שלכם. הכינו לכם תכנון שבועי מפורט וברור ככל הניתן כדי שהדרך מכתיבת המשימה לביצועה יהיה קצר ככל האפשר. כאשר התכנון השבועי יהפוך לשגרת עבודה עבורכם, מהר מאוד תוכלו לראות היכן האתגרים שלכם ומהן מטרות העל שלכם.
מתנה ממני: מצורפת לכם תוכנית שבועית להורדה לשימושכם.
