עסק עצמאי קטן של מספר אנשים מצומצם או של אדם אחד נמצא במצב של משאבים מצומצמים אותם הוא צריך לייעל כמה שאפשר בכדי להגדיל את רווחיות העסק. דיברתי בשבוע שעבר על משאב הזמן וכיצד ניתן לייעל אותו, אין ספק שניהול זמן באופן יעיל מגדיל את רווחיות העסק, הפעם אדבר על היבט כוח אדם.
בעסק קטן בו עומד אדם אחד בראשו או לחלופין מספר מצומצם של אנשים, אין אפשרות להגדיל את הוצאות כוח האדם ולגייס אנשים נוספים, מחד, מאידך אני מוצאת בעסקים רבים מסוג זה כינוס של תפקידים רבים תחת אדם אחד.
בכל עסק צריך לעסוק בתחומי הכספים, שיווק, מכירות, תפעול, רכש, משאבי אנוש וכו'. כאשר מדובר בעסק קטן, לרוב מספר תפקידים נמצאים תחת אותו אדם, וכך יוצא שאדם אחד במקרה הטוב חובש כמה כובעים ובמקרה הפחות טוב חובש את כל הכובעים.
הבעייתיות הגדולה שנוצרת מכך היא חוסר מיקוד וחוסר מקצועיות של עובדים בתחומים שהינם מהותיים להצלחת העסק. בעייתיות זו גוררת אחריה שלל של אתגרים: העובד עובד שעות ארוכות יותר, לחוץ יותר, עמוס יותר, אך אינו מצליח להגיע להישגים אליהם הוא שואף והתסכול של בעל העסק הולך וגדל. תחושת חוסר מיצוי פוטנציאל העסק הופכת להיות ממשית וגורמת לאיבוד המוטיבציה.
אז מה עושים בכדי להימנע מלהגיע למקום הזה?
- מיפוי כובעים – בדקו את העסק שלכם לפי תחומי האחריות וראו מי חובש איזו כובעים. ייתכן שישנם כובעים שנותרו יתומים וצריך לדאוג ל"ראש" עבורם או שיש לכם כובעים ייחודיים, רשמו את כולם.
- מיפוי הכובעים המקצועיים – עפ"י המקצועיות והידע שלכם רשמו מהם תחומי המקצועיות שלכם ושל העובדים הנוספים (במידה וישנם) והתאימו עבור כל העובדים את הכובעים האידיאליים עבורם, דהיינו את הכובעים שבהם המקצועיות שלהם היא בשיאה.
- מיפוי כובעי השאיפות – בשלב הזה סמנו את הכובעים שמעניינים אתכם ואת העובדים שלכם, (שוב, במידה וישנם). אלו הכובעים שבשלב הזה הידע והיכולות שלכם אינם גבוהים מספיק בכדי לתפעל את התחום, אבל יש לכם משיכה לתחום הזה, אתם אוהבים ושואפים להיות ממוקצעים בו. חברו את הכובעים האלו לעובדים הרלוונטיים, אך רשמו לעצמכם כמה שעות בחודש אתם מקדישים לתחומים הללו.
תנו ציון עבור התפקוד שלכם הנוכחי מ-1 עד 10 והגדירו כמה זמן וכמה כסף להערכתכם יעלה לכם בכדי להגיע לרמה שתהיו שבעי רצון ממנה, כפי שהייתם שבעי רצון ממישהו מקצוען בתחום. בחנו, האם אתם שבעי רצון מהרמה הזו? האם אתם מוכנים להשקיע את הכסף במקצוען? האם אתם מוכנים להשקיע את המשאבים בכדי להפוך למקצוענים? עשו את הבחירות שלכם. - מיפוי כובעי האתגרים – בשלב זה סמנו את הכובעים שמאתגרים אתכם, כלומר כובעים שגובים מכם כוחות נפשיים גדולים, שאתם לא ממש אוהבים לעשות אותם וגם לא מעניין אתכם ללמוד אותם.
נסו לבחון אולי מישהו אחר בעסק ישמח לקבלם? ייתכן וניתן להחליף כובעים. בדקו האם ניתן לעשות שיתוף פעולה בכדי להחליף כובעים. האם כדאי להוציא את הכובעים הללו לספקי חוץ בכדי לחסוך בזמן ובמשאבים הנפשיים?
אם אין ברירה וצריך לעשותם, הגדירו לכם את הזמנים שצריך לעשותם. בחנו כיצד מתאים לכם לעשותם: מעט בפרקי זמן שונים או מרוכז בפרק זמן אחד? נסו להמתיק את הזמן הזה בכך שתעשו את הפעילות הזו במקום שעושה לכם טוב (חוף הים, למשל). - תעדוף ובחירות –כעת הסתכלו על כל הכובעים שיש לכם ואת הקטלוג שלהם. בחרתם את הכובעים שיישארו בתוך העסק, כאשר כעת אתם יודעים מהי העלות שלהם ומהי רמת המקצועיות לדעתכם. כעת אתם מודעים לבחירות שלכם ויכולים לבחון את כל הכובעים: היתומים, המקצועיים, השאיפות והאתגרים.
ברור לי כי פעמים רבות התקציב הוא מצומצם, אך אם תשקיעו במישהו מקצוען שיעשה עבורכם את העבודה, תצליחו להגדיל את התקציב, היות ותפנו את עצמכם לתחומים שאתם מקצועיים בו ותביאו לתוצאות טובות יותר ובמקביל בעל המקצוע ששכרתם ימנף את התוצאות בתחומו. יתר על כן, תחושת התסכול, חוסר ההצלחה וחוסר הזמן, תתמסמס ותגיע במקומה תחושת ההצלחה.
