אחד המאפיינים הכי חזקים של העבודה איתי הוא שאני אוהבת מספרים, לא תחושות. מה שאי אפשר לאמוד, מה שלא מדיד, אני לא יכולה לדעת באופן ודאי וזה ה"אני מאמין" שלי. עם מספרים יש אינדיקציה ברורה לכולם. כשיש יעדים ברורים אנחנו יכולים לאמוד הצלחה או חוסר הצלחה, לבצע ניתוח נתונים, להבין איפה היה האתגר שלנו, במה עלינו להתחזק ולשפר או במילים אחרות: הגדרת KPI – Key Performance Indicators.
בחירת KPIs מתאימים לעסק שלכם היא תהליך קריטי שמתחיל בהבנת המטרות האסטרטגיות של העסק, אופי התעשייה בה פועלים ומצב השוק הנוכחי. אז איך בוחרים את ה-KPIs הנכונים?
- הגדרת מטרות עסקיות ברורות – KPIs הם הכלים המעשיים שמאפשרים לעקוב אחר ההתקדמות ביישום האסטרטגיה. הם מאפשרים לך לראות אם הפעולות והיוזמות שננקטו מובילות לתוצאות הרצויות. לפני שבוחרים KPI, חשוב להגדיר את המטרות האסטרטגיות של העסק. ה- KPIs צריכים לשקף את המטרות הללו ולמדוד את ההתקדמות שלהן. לדוגמה, אם המטרה היא להגדיל את הרווחיות, ה-KPIs צריכים להתמקד במדדים כמו שיעור רווח גולמי, שיעור רווח נקי. בחירת מדדים שאינם רלוונטיים למטרות העסקיות עלולה להוביל לקבלת החלטות שגויה. חשוב לוודא שה-KPIs שנבחרו הם מדדים שמודדים פרמטרים שמשפיעים ישירות על הצלחת העסק.
- התאמה לתעשייה – לכל תעשייה יש KPIs מרכזיים שמתאימים לאופי העסק. בענף הקמעונאות, לדוגמה, KPIs חשובים כוללים שיעור המרה בחנויות, זמן סבב מלאי, ומכירות למ"ר. בענף השירותים, KPIs עשויים לכלול שביעות רצון לקוחות, זמן טיפול בתקלות, ושיעור חידוש חוזים.
- ניתוח מתחרים ומצב השוק – הבנה של המתחרים ומצב השוק יכולה לעזור לך לזהות את ה KPIs החשובים ביותר. אם המתחרים שלכם משפרים את הזמן למענה ללקוח, אולי כדאי לכם לשקול KPI שמודד את המהירות והשירות של צוותי התמיכה שלכם.
- בחירה במדדים ספציפיים ומדידים -KPIs צריכים להיות מדדים כמותיים שקל לעקוב אחריהם ולנתח אותם. לדוגמה, במקום לבחור KPI כללי כמו "שיפור שירות לקוחות", עדיף לבחור במדד ספציפי כמו "שיפור ציון שביעות רצון לקוחות ב-15% במהלך השנה הבאה."
- הערכת השפעה – בחרו KPIs שיש להם השפעה ישירה על הצלחת העסק שלכם ומשפיעים על התוצאות הסופיות. מדדים שמדידים פרמטרים חיוניים לתפקוד העסק, כמו ניהול מלאי, יעילות תפעולית, או איכות מוצרים כמו כן חשוב לשמור על איזון בין KPIs שונים כדי לקבל תמונה הוליסטית של הביצועים.
אלו ההגדרות לבחירת ה- KPIs הנכונים, אשר יאפשרו פעילות והכוונה לקראת הגשמת האסטרטגיה העסקית שלכם. כאשר אנו מודדים ופועלים לפי יעדים ועושים זאת בצורה ארגונית, אנו מכוונים את הארגון כולו לעבר הגשמת המטרות העסקיות. במאמר הבא ארחיב ואסביר כיצד ניתן לעקוב ולמדוד KPIs בצורה יעילה.
אחרי שהגדרתם KPIs ברורים, לא פחות חשוב מכך זוהי המדידה והמעקב אחריהם. מעקב ומדידה אפקטיביים של KPIs דורשים שימוש בכלים ובמתודולוגיות מתאימים כדי להבטיח שהמדדים שנבחרו מספקים תובנות בעלות ערך. כיצד עושים זאת?
- תדירות וכלים למעקב:
KPIs צריכים להיות דינמיים ולהתעדכן בהתאם לשינויים בשוק, בטכנולוגיה, או באסטרטגיה העסקית. התמקדות במדדים ישנים או לא רלוונטיים יכולה להוביל לפספוס הזדמנויות. מדידה לא מדויקת או אי מעקב בזמן אמת עלולים להוביל לאובדן הזדמנויות או כישלון בזיהוי בעיות. כדאי להשתמש בכלים מתקדמים ובמערכות אוטומטיות למעקב אחר KPIs באופן מדויק ותכוף.
חשוב להחליט באיזו תדירות תבצעו מדידה ומעקב אחר ה-KPIs. למשל, מדדים מסוימים כמו מכירות חודשיות עשויים לדרוש מעקב חודשי, בעוד שמדדים כמו שביעות רצון לקוחות יכולים להימדד רבעונית. - ניתוח נתונים והשגת תובנות:
ניתוח הנתונים הוא שלב קריטי. חשוב לנתח את המגמות וההתפתחויות בKPIs לאורך זמן ולהבין את הגורמים שמובילים לשינויים במדדים. ניתן להשתמש במודלים סטטיסטיים וכלי ניתוח מתקדמים כדי לחזות מגמות עתידיות. - שיפור מתמיד:
המדידה של KPIs אינה תהליך חד פעמי. חשוב לבחון ולהעריך את ה KPIs באופן קבוע ולהתאים אותם לשינויים בשוק, לאסטרטגיה העסקית או לטכנולוגיה, בכדי שה- KPIs יוסיפו להיות רלוונטיים לארגון ולצוות. - מעורבות הצוות:
הצלחת כל אחד מחברי הצוות תוביל להצלחת החברה כולה. עם זאת העלאת מעורבות של הצוות במעקב אחר KPIs תסייע בהשגת תוצאות טובות יותר. כאשר עובדים מבינים את הKPIs , מבינים את המהות שלהם, מה מסתתר מאחוריהם ומודעים לחשיבותם, הם יותר מוטיבציוניים להשתפר בהתאם למדדים הללו.
KPIs מאפשרים למדוד הצלחה בצורה כמותית. הם עוזרים לזהות אם היעדים האסטרטגיים מתממשים ואם לא, היכן יש צורך בשיפור. מעבר לכך ניתוח מתמיד של KPIs מאפשר קבלת תובנות על האסטרטגיה הנוכחית, האם היא מתאימה או שיש צורך בשינויים. ה- KPIs מאפשרים לזהות תחומים שבהם ייתכן והאסטרטגיה הנוכחית אינה עובדת כפי שתוכנן.
יתר על כןKPIs מייצרים שקיפות ומאפשרים לכל המחלקות והצוותים לעבוד יחד לקראת המטרות העסקיות המשותפות. הם מאפשרים להגדיר יעדים משותפים ולהבטיח שכל חלקי הארגון פועלים בהרמוניה להשגת המטרות האסטרטגיות. אם טרם הגדרתם בארגון שלכם KPIs, זה הזמן, ואם אתם צריכים עזרה – אני פה בשבילכם.
בהצלחה!