יש לנו כל כך הרבה תכנונים, אבל איך מגשימים?

מתכנון לביצוע

בימים אלו אני במעברים. עברתי דירה ועברתי למשרד חדש. מדהים, לא הבנתי מהו האפקט הנפשי של המעבר. כניסה למקום חדש, הפרידה ממקום ישן, התחלות חדשות. התחלות הן מרגשות, אך גם מאתגרות. הן דורשות אורח רוח, גמישות ומלא מלא תפעול, ממש כמו בעסק.

אז איך בכלל מתחילים להיערך למצב הזה?

  1. פירוק לגורמים – אחד הדברים שאני אוהבת לעשות זה לפשט את הדברים, keep it simple, זוכרים? אני לוקחת את המשימה הגדולה, במקרה הזה למשל, העברת דירה, ומתחילה לפרק את הכל: מה מועד הכניסה, מתי לתאם הובלה, מתי צריך להביא את אנשי המקצוע של ההכנות להעברה, מתי עושים רכישות, מתי יש לתאם עם ספקי שירות וכו'. כך למעשה אני מתחילה לפרוט את כל המשימות העומדות בפניי ומה נדרש ממני.
    ממש כך אני עושה בעסק שלי. כאשר עומדת ולי משימה גדולה, אני מתחילה לפרק אותה לגורמים. אני מתחילה מלוחות הזמנים (מה קודם למה) ופורטת את כל הספקים והצעדים הנדרשים לכך.

  2. היערכות כלכלית – זהו סעיף שרבים מאתנו היו מעדיפים לדלג עליו, אבל אני אוהבת להיות מוכנה. אני עוברת על כל אחד מהסעיפים שפרטתי אני מתמחרת, בכדי שאוכל להבין מהי רמת העלויות הנדרשת מבחינתי, וכך אוכל להיערך לכך תקציבית. כל הרשימה מונחת מולי ואני מתחילה לרשום את כל המספרים. באופן הזה אני בוחנת כל שירות האם העלות עונה לי על התועלת שהוא מעניק לי, בוחנת האם ישנה אפשרות להוזיל את העלויות ומה ההיערכות התקציבית הסופית הנדרשת מבחינתי.

  3. האצלת סמכויות – זה אחד החלקים המאתגרים עבורנו בעסק ובכלל בחיים: להאמין שיש מישהו שיכול לנהל את המשימה לפחות טוב כמונו. אז אני מזמן שחררתי את המקום הזה ונהנית שיש לי שותפים לעשייה, גם בעסק וגם בהיבט האישי. אני מחלקת את המשימות שאני פחות טובה בהן, פחות אוהבת ונשארת עם היתר. כך נשארות פחות משימות שאני לא אוהבת, ואני יוצאת לדרך.
    בדיוק באותו האופן ניתן לעשות בעסק שלנו. אנחנו בוחנים, בהתאם לתקציב, מהן המשימות שאנו יכולים להעביר לעובדים שלנו, לספקי חוץ וכו'. ברור לי שלא נוכל להעביר את הכל, אך אני ממליצה להתחיל מהמשימות המאתגרות שעומדות לפנינו ומשם להתחיל למצוא אלטרנטיבות. האפקטיביות שלנו בתחומים האחרים מיד תעלה, כי אבן גדולה נגולה מלבנו.

  4. ניהול המשימות – זהו, יצאנו לדרך, התוכנית מתחילה לעבוד. אני מסמנת לי מי אחראי על מה ומבקשת עדכונים של הדברים שאכן הם נעשו. כך לאט לאט התוכנית מתחילה לנוע. זה המקום לגלות אורח רוח וגמישות, היות וישנם דברים שזזים קצת, משתנים מעט ויש להיערך לכך בהתאם. אני בודקת מול האחראים על המשימות האחרות מה קורה ומתחילה לסמן V (בכי כיף שבעולם) על כל משימה שבוצעה. כל תיאום שנעשה, אני מכניסה ליומן, בכדי שאכן יעוגן וממשיכה לעבר המשימה הבאה.
    אני מוצאת את עצמי כך גם בעסק שלי. בונה לי דו"ח לניהול משימות ומתנהלת מולו, משימה אחר משימה.

  5. תכנון מול ביצוע – זה החלק שבו אני מתחילה לבחון את התכנית מול הביצוע שלה בפועל. בשלב הקודם היה ניהול של תיאומים, ניהול הספקים, ניהול כל המשימות. כעת זה שלב המימוש של כל המשימות. אנו בוחנים אלו מהמשימות מתבצעות לפי התכנון, אלו לא ומה הפער (האם הוא בלוח הזמנים? בתכנון הנדרש של המשימה?) ומשם אנחנו מארגנים את כל התיאומים הנדרשים לתיאום מחדש. ככל שהתכנון מדויק יותר, כך יש לנו פחות התאמות, גם אם מדובר במשימות שאינן תלויות בנו.

אז לקחתי לי את המשימה של מעבר הדירה והמשרד פירקתי לגורמים את כל ההיבטים האפשריים שישנם, כי ככה אני.  בכנות? היה מאתגר. אמנם היה תכנון ברור, אבל היו הרבה הפתעות שלא תלויות בנו שהפתיעו. עם זאת, בשל העובדה שהיה תכנון כל כך נכון, השיבושים היו ניתנים להכלה בתוך התוכנית, היות והיו תכנונים רבים שהתממשו לפי התכנון. בסופו של דבר, כאשר מתכננים את הדברים, היכולת שלנו להתמודד עם הבלתי צפוי קלה יותר, היות ואלו מקרים נקודתיים ולא מגמה. אז אני כבר בדירה החדשה ואפילו על הדרך גם עברתי למשרד חדש, אז יאללה, באים לבקר?

אהבת?

מזמינה אותך להיפגש איתי ונראה איך אפשר ליישם את זה בעסק שלך!
רק למלא את הפרטים, הקפה והפגישה עליי!

מזמינה אותך לשתף:)

שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב print
שיתוף ב email
סגירת תפריט
דילוג לתוכן